En la industria hotelera actual, contar con un motor de reservas eficiente se ha vuelto esencial para maximizar la capacidad de generación de ingresos y mejorar la experiencia del cliente.

En este artículo, exploraremos qué es un motor de reservas, cómo funciona y los numerosos beneficios que ofrece a los hoteles.

Qué es un motor de reservas para hoteles

Un motor de reservas para hoteles es un sistema o software que permite a los clientes reservar habitaciones o servicios en línea a través de la página web del hotel.

Básicamente, es la herramienta que gestiona el check-in y el check-out de los hoteles.

Un motor de reservas facilita el proceso de reserva y ayuda a aumentar las ventas directas del hotel, reduciendo las comisiones que se pagan a otros canales de distribución como las agencias de viajes en línea.

Puede integrarse con un sistema de gestión de propiedades (PMS), un gestor de canales (channel manager), un sistema central de reservas (CRS) o una pasarela de pagos.

Entre las funciones más importantes que debe tener un motor de reservas encontramos:

• Mostrar la disponibilidad y las tarifas actualizadas del hotel
• Ofrecer una variedad de idiomas y monedas.
• Permitir el pago seguro con tarjeta de crédito o PayPal.
• Enviar confirmaciones por correo electrónico o SMS.
• Tener una galería de imágenes y descripciones de las habitaciones y servicios.
• Ofrecer descuentos o beneficios adicionales por reservar directamente con el hotel.
• Adaptarse a cualquier dispositivo móvil o tablet.

Cómo funciona un motor de reservas para hoteles

Veamos una descripción general de cómo funciona normalmente un motor de reservas de hotel:

Interfaz de usuario: Este proporciona una interfaz fácil de usar que permite a los clientes buscar habitaciones disponibles, seleccionar las fechas deseadas y especificar el número de huéspedes, así como los tipos de huéspedes (adultos o niños).

Disponibilidad y tarifas: Se conecta al sistema de administración de propiedades (PMS) o al sistema central de reservas (CRS) del hotel para recuperar información en tiempo real sobre la disponibilidad de habitaciones, las tarifas y cualquier oferta especial. Estos datos se muestran al cliente en función de sus criterios de búsqueda.

Selección de habitaciones: Los clientes pueden navegar a través de diferentes tipos de habitaciones, ver descripciones detalladas, servicios y fotos de cada habitación.

Detalles de la reserva: Una vez que el cliente selecciona una habitación, procede a proporcionar su información personal, como nombre, detalles de contacto e información de pago. El motor de reservas valida los datos y garantiza su seguridad.

Procesamiento de pagos: El motor de reservas procesa de forma segura la información de pago del cliente a través de una pasarela de pago. Puede ofrecer varias opciones de pago, como tarjetas de crédito, tarjetas de débito, billeteras en línea u otros métodos aceptados.

Confirmación: Después de un pago exitoso, el motor de reservas genera una página de confirmación o envía un correo electrónico de confirmación al cliente. Esto incluye un número de referencia de reserva único y detalles de la reserva, incluidas fechas, tipo de habitación, tarifas y cualquier servicio adicional solicitado.

Gestión de reservas: Asimismo como crea las reservas, también permite a los clientes gestionar sus reservas. Pueden acceder a los detalles de su reserva, modificar las fechas o las preferencias de habitación, solicitar cancelaciones o agregar solicitudes especiales.

Informes y análisis: En algunos casos, este software también proporciona funciones de informes y análisis para realizar un seguimiento de las métricas de reserva, los ingresos generados, las tasas de ocupación y otros indicadores de rendimiento.

Beneficios e importancia

Diseño y Personalización: Este punto hay que tomarlo con pinzas, ya que hay ciertos proveedores de motores de reserva que permiten una amplia personalización del mismo, como es el caso de eRoom BE+.

Mientras que hay otros en los que la personalización es muy limitada.

Esto es importante para reflejar la identidad de tu marca y cautivar a tus visitantes.

2. Experiencia de reserva perfecta: Los visitantes de tu sitio web esperan que el proceso de reserva sea sencillo, conveniente y rápido, al igual que en cualquier tienda en línea.

La simplicidad y la claridad de los pasos son fundamentales. Los pasos esenciales del proceso de reserva deben ser simples: buscar fechas, seleccionar una habitación y completar el pago. 

Recuerda que los compradores tienen más probabilidades de finalizar una compra si el proceso de pago es fácil. Por lo tanto, es recomendable evitar pasos y opciones excesivos que puedan confundir a los viajeros.

3. Disponibilidad las 24 horas, los 7 días de la semana: Tu motor de reservas funciona como la tienda en línea de tu hotel, siempre abierta y accesible para visitantes de todo el mundo que deseen realizar una reserva.

Es crucial contar con la capacidad de recibir reservas de forma automática, ya que de lo contrario perderás oportunidades de negocio.

Además, la disponibilidad constante del sistema es fundamental para fortalecer tu canal de ventas directas.

4. Compatibilidad con dispositivos móviles: Es importante seleccionar un motor de reservas que se cargue rápidamente y esté completamente optimizado para su uso en dispositivos móviles.

Los smartphones han transformado la forma en que los consumidores interactúan, y ahora esperan poder realizar reservas y autoservicio sin importar el dispositivo que utilicen.

Ten en cuenta que las búsquedas de viajes a través de dispositivos móviles crecen cada año. 

Según Google Trends, las búsquedas relacionadas con los viajes y turismo vuelven a aumentar significativamente luego de la pandemia, es por ello que no querrás perder reservas simplemente porque tu sitio web no funciona adecuadamente en un teléfono móvil o una tableta.

5. Multiidioma y multimoneda: Es obvio que este es un punto fundamental para la industria hotelera, ya que muchos de los potenciales huéspedes pueden venir de otros países con otras monedas.

Con un software de reservas multiidioma, tus usuarios se sentirán más cómodos y tomados en cuenta a la hora de hacer sus reservas, así que garantiza que tu próximo motor de reservas incluya dicho beneficio.

Funcionalidades y características

Antes de buscar las características esenciales, es fundamental establecer el presupuesto que puedes destinar a tu proveedor de motor de reservas. 

Algunas empresas que ofrecen este software cobran una comisión que oscila entre el 2% y el 10% por cada reserva que recibas. 

Otras tienen una tarifa fija según tu número de habitaciones como BE+ de eRoom Suite para que tengas un revenue más estable.

1. Disponibilidad de habitaciones y tarifas: Muestra información en tiempo real de diferentes KPI sobre las habitaciones, las tarifas y ofertas especiales. Permite a los clientes buscar fechas específicas y tipos de habitaciones para encontrar opciones disponibles.
2. Reservas en línea: Los clientes pueden hacer reservas instantáneas directamente a través del motor de reservas sin necesidad de los engorrosos y anticuados métodos de reservas antiguos. Pueden seleccionar el tipo de habitación, las fechas de estancia y el número de huéspedes que prefieran.
3. Múltiples opciones de pago: Permite a los clientes realizar pagos utilizando varios métodos, como tarjetas de crédito, tarjetas de débito, billeteras en línea u otras pasarelas de pago. Garantiza un procesamiento de pago seguro y puede ofrecer opciones de prepago parcial o total.
4. Personalización de la habitación: Algunos motores de reservas ofrecen funciones adicionales para mejorar la experiencia del cliente. Esto puede incluir opciones para solicitar servicios específicos, agregar camas adicionales o seleccionar preferencias de habitación.
5. Actualizaciones y notificaciones en tiempo real: También mantiene a los clientes actualizados con información en tiempo real sobre sus reservas. Esto incluye correos electrónicos de confirmación, detalles de la reserva, notificaciones de modificación o cancelación y recordatorios más cercanos a la fecha de check-in.
6. Integración con los administradores de canales: Pueden integrarse con los administradores de canales, que son soluciones de software que ayudan a los hoteles a administrar su distribución en varias agencias de viajes en línea (OTA) y otros canales de reserva. Esta integración garantiza que la disponibilidad de habitaciones y las tarifas estén sincronizadas en diferentes plataformas.