La contabilidad desempeña un papel fundamental en el éxito de cualquier empresa, y la industria hotelera no es una excepción.

Hoy día, en un sector tan dinámico y competitivo como el de la hospitalidad, una gestión financiera sólida puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de un hotel. 

En este artículo, veremos TODO sobre la contabilidad de los hoteles y cómo eRoom ERP puede facilitarte estas tareas.

Empecemos.

Qué es la contabilidad hotelera

La contabilidad hotelera es el conjunto de técnicas y procedimientos que se aplican para registrar, clasificar y analizar las operaciones financieras de un establecimiento hotelero.

Su objetivo es proporcionar información útil y oportuna para la toma de decisiones gerenciales y el control de la gestión.

La contabilidad hotelera se basa en los principios contables generalmente aceptados y se adapta a las particularidades del sector turístico, como la estacionalidad, la diversificación de servicios y la competencia.

Ejemplos

Estos son algunos ejemplos de contabilidad en los hoteles: 

Contabilidad de ingresos. Registro y seguimiento de todas las fuentes de ingresos del hotel, como las reservas de habitaciones, los servicios de restaurante, el alquiler de salones para eventos, servicios de spa, etc.

Contabilidad de costos. Seguimiento y control de los costos operativos del hotel, incluyendo la compra de suministros, alimentos y bebidas, nóminas del personal, servicios públicos, mantenimiento y reparaciones.

Gestión de inventario. Registro y control de los activos y existencias del hotel, como muebles, equipos, ropa de cama, suministros de limpieza, utensilios de cocina, etc.

Contabilidad de activos fijos. Seguimiento y depreciación de los activos fijos del hotel, como el edificio, terrenos, equipos de cocina, sistemas de climatización, mobiliario, etc.

Análisis financiero. Elaboración de informes financieros, como estados de resultados, balances generales y flujo de efectivo, para evaluar la salud financiera del hotel.

Presupuesto y planificación financiera. Preparación y seguimiento de presupuestos anuales, proyecciones financieras y análisis de desviaciones para garantizar que el hotel alcance sus objetivos financieros.

Cumplimiento fiscal y contabilidad tributaria. Cumplimiento de las obligaciones fiscales del hotel, como el cálculo y pago de impuestos sobre las ventas, impuesto a la renta Y retenciones de empleados.

Análisis de rentabilidad por segmento. Evaluación de la rentabilidad de diferentes segmentos de negocio del hotel, como alojamiento, servicios de alimentos y bebidas, eventos y conferencias, para identificar áreas de mejora y maximizar los ingresos.

Importancia de la contabilidad hotelera

La importancia de la contabilidad en los hoteles radica en que permite conocer la situación económica del hotel, evaluar su rentabilidad, controlar sus ingresos y gastos, optimizar sus recursos y cumplir con sus obligaciones fiscales y legales.

Además, la contabilidad de un hotel facilita la toma de decisiones estratégicas para mejorar la gestión y el servicio al cliente, así como para adaptarse a las condiciones del mercado y a la competencia.

Características de la contabilidad hotelera

La contabilidad hotelera tiene algunas características particulares que la diferencian de otros tipos de contabilidad, como por ejemplo:

• Los ingresos principales provienen de la facturación a los clientes por conceptos de alojamiento, restaurante, bar y otros servicios complementarios, como el uso del teléfono, la lavandería, el parking, las instalaciones deportivas o el alquiler de salas para eventos.
• Los ingresos secundarios pueden provenir de arrendamientos, contratos de gestión o franquicia con otras empresas hoteleras o comisiones por intermediación con agencias de viajes.
• Los gastos más importantes están relacionados con el factor trabajo, ya que la producción hotelera es intensiva en mano de obra. También se deben considerar los gastos por compras de aprovisionamientos, como alimentos, bebidas y combustibles, así como los gastos por canon de franquicia o gestión, si los hubiera.
• Los depósitos recibidos por reservas no se contabilizan como anticipos de clientes, sino como pasivos a corto plazo, ya que no devengan IVA ni generan obligación tributaria hasta que se presta el servicio.

Y eso no es todo, la contabilidad hotelera tiene algunas particularidades que la diferencian de otros tipos de contabilidad, como la diversidad de fuentes de ingresos, la estacionalidad de la demanda, el uso del USALI (Uniform System of Account for the Lodging Industry) como sistema contable específico del sector o la consolidación contable en el caso de las cadenas hoteleras.

Cómo llevar la contabilidad de un hotel: 9 claves

Llevar la contabilidad de un hotel requiere seguir ciertos pasos y prácticas específicas. 

Veamos una vista general de cómo se lleva la contabilidad de un hotel:

1. Establece un sistema contable: Elige un software de contabilidad adecuado para administrar tus registros financieros. Asegúrate de que el software pueda manejar las necesidades específicas de la industria hotelera, como el seguimiento de ingresos por habitaciones, servicios de alimentos y bebidas, y gestión de inventario. Todo esto es posible con eRoom ERP.
2. Crea un plan de cuentas: Desarrolla un plan de cuentas adaptado a las necesidades de tu hotel. Esto implica establecer categorías y subcategorías de cuentas que reflejen las transacciones y operaciones típicas de tu negocio hotelero. Algunos ejemplos de categorías pueden incluir ingresos por habitaciones, costos de alimentos y bebidas, gastos de nómina, entre otros.
3. Registra los ingresos: Mantén un registro preciso de todos los ingresos generados por el hotel. Esto incluye el registro de reservas de habitaciones, servicios de alimentos y bebidas, servicios adicionales como el spa o estacionamiento, y otros ingresos relacionados con el hotel.
4. Controla los costos: Realiza un seguimiento detallado de los gastos operativos del hotel, como compras de suministros, alimentos y bebidas, nóminas del personal, servicios públicos, mantenimiento y reparaciones. Asigna estos gastos a las categorías adecuadas de tu plan de cuentas para facilitar el análisis financiero.
5. Gestiona el inventario: Implementa un sistema para rastrear y controlar el inventario del hotel, como muebles, equipos, ropa de cama, suministros de limpieza, utensilios de cocina, etc. Registra las adquisiciones, depreciación y consumo de inventario de manera regular.
6. Elabora informes financieros: Genera informes financieros periódicos, como estados de resultados, balances generales y flujo de efectivo. Estos informes proporcionarán una visión clara de la salud financiera del hotel y te ayudarán a tomar decisiones informadas sobre estrategias y mejoras.
7. Cumplimiento fiscal: Asegúrate de cumplir con todas las obligaciones fiscales y legales aplicables a tu hotel. Esto incluye el pago de impuestos, presentación de declaraciones y retenciones de empleados, según las leyes y regulaciones locales.
8. Realiza reconciliaciones bancarias: Concilia regularmente tus registros contables con los extractos bancarios para garantizar la precisión de los saldos y detectar posibles errores o discrepancias.
9. Mantén una buena documentación: Guarda todos los documentos y comprobantes relacionados con las transacciones financieras del hotel, como facturas de proveedores, recibos de ingresos, documentos de nómina y estados de cuenta bancarios. Esto facilitará la auditoría y la revisión de la contabilidad del hotel.

Software para la contabilidad hotelera

Nuestro software de contabilidad hotelera ha sido diseñado específicamente para cubrir las necesidades financieras de la industria hotelera, brindando una solución integral que se adapta a cualquier tamaño y tipo de hotel.

¿Qué beneficios puedes esperar al elegir eRoom Suite como tu socio confiable en la gestión financiera?

Facilita las tareas de contabilidad. Con eRoom ERP, todas tus transacciones financieras se registran y gestionan automáticamente, desde los ingresos por habitaciones hasta los servicios de alimentos y bebidas, proporcionándote una visión clara y actualizada de la salud financiera de tu hotel en todo momento.

Aumenta la productividad. Nuestro sistema centralizado integra todos los aspectos de la contabilidad hotelera en una sola plataforma, lo que permite una gestión eficiente y un acceso rápido a la información financiera.

Esto libera tiempo valioso para que tú y tu equipo se enfoquen en brindar una experiencia excepcional a los huéspedes y mejorar otros aspectos clave de la operación hotelera.

Maximiza los ingresos del hotel. Con análisis financieros detallados y reportes personalizados, podrás identificar áreas de oportunidad, mejorar la toma de decisiones basadas en datos precisos y diseñar estrategias para aumentar tus ingresos.

Asimismo, nuestro sistema de gestión de inventario te permite controlar y reducir los costos, evitando desperdicios y garantizando una gestión eficiente de los recursos.

Integración sin problemas. eRoom se integra perfectamente con otros sistemas y herramientas que utilizas en tu hotel, como sistemas de reservas, puntos de venta y administración de propiedades.

Esto garantiza una sincronización fluida de los datos y evita la duplicación de información, lo que simplifica aún más tus procesos y mejora la eficiencia operativa en general.

Objetivos de la contabilidad hotelera

Registrar, clasificar, resumir y comunicar la información financiera de un establecimiento hotelero. 

La contabilidad para hoteles permite conocer la situación económica y patrimonial del hotel, así como el resultado de sus operaciones.

A su vez, facilita la toma de decisiones gerenciales, el control interno y el cumplimiento de las obligaciones fiscales y legales.

Estructura del proceso contable de las empresas hoteleras

La estructura del proceso contable de las empresas hoteleras se basa en los siguientes pasos:

• Identificar y medir los hechos económicos que afectan al patrimonio de la empresa hotelera, como ingresos, gastos, activos y pasivos.
• Registrar los hechos económicos en los libros contables, siguiendo el principio de partida doble y las normas contables vigentes.
• Elaborar los estados financieros que reflejan la situación patrimonial, financiera y económica de la empresa hotelera, como el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de flujos de efectivo y la memoria.
• Tomar los datos analizados para tomar decisiones de gestión apuntando a mejoras que pueden significar en mayores ingresos.